Escritura Pública

Una escritura pública es un documento en el que se realiza ante un Notario un determinado hecho o un derecho autorizado, que firma con el otorgante u otorgantes, mostrando sobre la capacidad jurídica del contenido y de la fecha en que se realizó.

La escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas que intervienen en un acto o contrato, emitidas ante el notario que lo complementa con los requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo del propio notario y, en su caso, para que pueda inscribirse en los registros públicos correspondientes.

Es un documento que contiene la declaración de voluntad de una o varias personas, emitidas ante el notario, para hacer un determinado contrato o un acto jurídico individual.

El proceso de elaboración de una escritura pública tiene cuatro etapas en la notaría:

1. Recepción de las declaraciones, esto es, de lo que el usuario quiere decir ante el notario.
2. Transcripción en texto escrito de lo dicho o declarado por el usuario, ante el notario.
3. Lectura y aceptación del texto de lo que ha leído o ha oído el usuario, para que lo apruebe y lo firme.
4. Firma del notario, después de la firma de los interesados y después de cumplidos todos los requisitos del contrato respectivo.

Una escritura pública se comprende de tres partes fundamentales:

1. Introducción
   1. encabezamiento – consta el número de protocolo u escritura, el notario que lo va a autorizar, el lugar y la fecha del otorgamiento.
   2. comparecencia – se explica quién comparece físicamente ante el notario y se indican sus datos personales, domicilio, documento de identidad y correo electrónico.
2. Cuerpo documental
   1. parte expositiva (o exposición) – antecedentes y declaraciones
   2. parte dispositiva (o estipulación) – disposiciones y estipulaciones
3. Conclusión (o cierre)
   1. advertencia – la expresión de la ejecución de las solemnidades de la ley
   2. otorgamiento – firma de los comparecientes
   3. autorización – firma del notario

En Colombia

Se requiere de la presencia de un notario que dé fe sobre la identidad de las personas, documentos y hechos participantes en la escritura. En cuanto al notario y a su capacidad para dar fe pública, la ley colombiana (Decreto 2148 de 1983) ha contemplado lo siguiente:

“Art. 1.- El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por este respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece. Art. 2.- El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado en el reparto. Art. 3.- El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido por la ley.

De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si estos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento”.

Los medios probatorios, constantemente recurren a los denominados documentos de fecha cierta, y estos documentos son precisamente los que han sido presentados ante notario, quien ha dado fe de la fecha de origen de tal documento.

No es posible considerar un documento privado con valor de documento de fecha cierta, por lo que en muchos casos no es válido para probar derechos que estuvieran controvertidos, por tanto, si se quiere tener la seguridad de un medio de prueba válido, requiere ser elevado a escritura pública siempre.

El Decreto 2148 de 1983 reglamenta la función del notariado en Colombia, fijando normas sobre la fe pública, los requisitos de los notarios y el trámite de escrituras públicas. Actualmente, sus disposiciones principales están compiladas en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 del sector justicia.

El Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 compila las normas del sector Justicia y del Derecho en Colombia, organizando los objetivos del notariado, la autonomía de la función y los trámites reglamentarios.

Objetivos y Naturaleza

• Guarda de la fe pública: Asegurar la autenticidad de los actos y contratos que celebran las personas.
• Seguridad jurídica: Proteger los derechos de los ciudadanos y dar certeza legal a los documentos.
• Vigilancia y control: Orientar e inspeccionar a notarios y registradores a través de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Autonomía del Notario

• Independencia técnica: El notario interpreta la ley según las reglas del Código Civil.
• Sin superior jerárquico: Sus decisiones notariales no dependen de un jefe que pueda revisar, cambiar o anular sus actos en la práctica jurídica diaria.

Trámites y Requisitos Principales

• Escrituras públicas: Reúnen los documentos, declaraciones o contratos solicitados por ley o voluntad de las partes.
• Pago de aportes: Los notarios deben cumplir con los pagos y recaudos mensuales destinados al fondo especial y seguridad social.